県社協における災害時の情報収集・情報発信

災害ＶＣには、ボランティア活動希望のほか、被災地域の状況確認や支援の申し出など、一般市民からさまざまな内容の問合せが多数寄せられます。問合せ対応に追われるあまり他の業務が滞ってしまうことがないよう、また多くの善意を被災地につなげることができるよう、市民から関心の高い内容については、積極的に情報収集や情報発信を行っていくことが重要となっています。こうしたなか、岩手県社協ではこれまでの災害時対応経験をふまえ、「岩手県社会福祉協議会災害ボランティアセンター設置・運営マニュアル」のなかで災害時の情報収集・情報発信について整理しています。

（１） 県災害ＶＣ立ち上げ前

発災直後の初動期は、県災害ＶＣ設置の要否を判断するため、市町村社協へ状況確認を行います。情報収集は原則として１市町村につき１名の担当者を決め、必要事項が確認できるまで継続して照会することとしています。職員が不足している場合は、柔軟に対応します。確認した内容は所定の様式に記入の上、職員→部長→事務局次長→事務局長→会長へと報告されます。また県社協内で共有できるよう、ライフラインの状況に応じてイントラネットへの掲載や事務所内での掲示を行います。

さらに、収集した情報から被災地への先遣隊派遣の必要性があると考えられる場合には、幹部職員の協議により県社協職員をメンバーとする先遣隊を組織し、今後の支援方策や規模を検討するため、現地の状況・情報・要望等の情報収集を行います。

（２）県災害ＶＣ立ち上げ後

県社協災害ＶＣ立ち上げ後は、県社協本部対応班の情報収集発信・記録担当が情報関連業務を担います。現地災害ＶＣへの状況確認のほか、関係機関ウェブサイトや災害関連の新聞記事から情報収集し、県社協のウェブサイトやブログ、SNSなどに被災地のボランティア募集状況や活動情報を発信します。また、被災地の状況や県社協や全国社会福祉協議会（全社協）の日々の活動記録として収集した情報はまとめて同一フォルダに保管し、翌朝、部内回覧または必要に応じて局内全体で共有できるようにしています。

収集した情報は、内容によっては県の所管部署や全社協などの関係機関と相談し、関係者内の共有に留めておく場合もあります。情報発信を行う際は事前に必ず所属長の確認をとることにしています。

また、マスコミからの問合せや取材への対応は管理職が行います。マスコミを介した情報発信は影響力が非常に強いため、より正確を期するために所定の様式を使って聴取事項や回答内容を記録しておき、統一的な回答ができるようにしています。マスコミ対応は災害時に限らず同じ方式をとっており、平常時から組織的な対応を心がけています。